Offre d'emploi Assistant Accueil & Services Généraux (H/F)

Recruteur OUI.sncf

Depuis le 7 décembre 2017, OUI.sncf est le nouveau nom de Voyages-sncf.com, acteur majeur du tourisme en Europe, expert de la distribution du train et de la destination France. 

OUI.sncf s'est réinventé et propose une offre plus claire via « l’Alerte Petits Prix », plus pertinente grâce à un service de relation client disponible 24/24 et 7j/7 et plus inspirante avec de nouvelles pages « OUI des régions » pour inciter aux voyages partout en France.

OUI.sncf c’est les offres de transporteurs tels que SNCF, Eurostar, Thalys, TGV Lyria ; trois compagnies de bus, 400 compagnies aériennes ; 280 000 hôtels référencés ; plus de 25 000 offres de séjours ; 30 loueurs de voitures, etc.

OUI.sncf, présent dans 11 pays européens et 45 dans le reste du monde, opère un total de 67 sites internet et applications mobiles, 4 boutiques et un service de call-center. 

OUI.sncf emploie plus de 1 200 personnes dont deux tiers dédiés aux marchés français et européen.

Missions du poste

L’assistant(e) Accueil et services généraux assurera des missions répartis en 3 grands domaines :

  • L’accueil de la Direction Rail Europe
  • Les services généraux
  • L'environnement de Travail

 

1) L’accueil et assistanat de Direction

  • Répondre aux appels téléphoniques en utilisant les formules de politesse adéquates en français et en anglais,
  • Prendre les messages, transmettre les communications aux destinataires.
  • Accueil et accompagnement des visiteurs extérieurs.
  • Réception et récupération du courrier ; Affranchissement et dépôt au courrier
  • Préparation et gestion des envois internationaux Fedex
  • Peut être amenée à réserver les déplacements des Collaborateurs.
  • Effectuer les demandes de VISA pour les déplacements de Rail Europe
  • Gérer les NDF de la Direction Rail Europe.

 

2) Les services généraux

  • Etre au service des collaborateurs pour leurs attentes/besoins : répondre à leurs questions sur le mode d’organisation, besoins Barco, ouverture de salles fermées, etc…
  • Liaison avec le PC sécurité en cas d’astreintes exceptionnelles
  • Gérer les commandes et livraisons de plateau-repas/petits déjs pour les réunions ou les pots Corporate et Coordonner les livraisons
  • Suivre de façon hebdomadaire les mouvements des collaborateurs et les changements de micro-zoning
  • Suivre la bonne qualité du ménage
  • Vérifier le bon état des salles de réunion et des espaces collectifs en général
  • Remontée des dysfonctionnements lié au site (Clim, eau, elec etc … )  et suivi des corrections.
  • Gestion, commande et réception des fournitures de bureau
  • Gestion des salles de réunion non réservables
  • Réaliser la ronde qualité telle que définit

 

3) Environnement de Travail 

  • Organisation de déménagement/déplacement de collaborateurs
  • Coordonner les prestataires de déménagement/travaux selon consignes de la responsable ;
  • Saisir les Bon de Commande dans le logiciel de comptabilité de Rail Europe
  • Effectuer les reportings demandé sur l’activité
  • Collaborer à la mise à jour des procédures Services Généraux
  • Participe à la mise à jour des contenus de l’intranet relevant du pôle Environnement de Travail.
  • Participe à la démarche de bien-être au Travail pour le groupe.
  • Propose et participe aux actions de la communication visant à améliorer la convivialité et le bien être
  • Mise à jour de l’ensemble des tableaux de suivi et indicateurs nécessaires.
  • Assurer le Back up des autres assistantes SG

Profil recherché

  • Vous avez une 1ère expérience dans les Services Généraux/accueil/assistanat (nous ne recherchons pas un profil "technique services généraux")
  • Vous êtes autonome et réactif
  • Vos organisation est irréprochable et vous savez gérer plusieurs tâches
  • Vous savez user de tact, de diplomatie et avez un véritable sens du service
  • Vous maitrisez le pack office et êtes très à l’aise avec l’outil informatique.
  • Anglais indispensable

Lieu

Paris La Défense

Résumé de l'offre d'emploi

  • Services Généraux
  • CDD
  • Non Communiqué
  • Anglais
  • 6 mois
  • Paris La Défense (Ile-de-France)
  • BTS/DUT/BAC+2
  • Licence /BAC+3
  • De 1 à 2 ans
  • De 3 à 5 ans